Privacyverklaring

Versie 20 september 2026

CuraLex vindt zorgvuldige omgang met persoonsgegevens belangrijk. In deze privacyverklaring leggen we uit welke persoonsgegevens we verwerken, waarom we dat doen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld en welke rechten betrokkenen hebben.

1. Wie is verantwoordelijk?

CuraLex B.V. is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

CuraLex B.V.
Haringvliet 88
3011 TG Rotterdam
KvK 42057814
E-mail: info@curalex.nl
Telefoon: 015 200 21 00

2. Op wie is deze privacyverklaring van toepassing?

Deze verklaring geldt voor bezoekers van curalex.nl, VvE’s die een abonnement afsluiten, gebruikers van Mijn CuraLex, contactpersonen van VvE’s en beheerorganisaties, juridische professionals en andere personen van wie gegevens in een CuraLex-dossier voorkomen.

3. Welke persoonsgegevens verwerken we?

Afhankelijk van de manier waarop je CuraLex gebruikt, kunnen we onder meer de volgende gegevens verwerken:

• Contactgegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, organisatie en functie of rol.
• VvE- en abonnementsgegevens: naam van de VvE, KvK-nummer, adresgegevens, abonnementsstatus, looptijd en creditsaldo.
• Betaal- en factuurgegevens: factuurgegevens, betaalstatus, Mollie-klant-, betaal- en mandaatreferenties en gegevens die nodig zijn voor terugbetalingen of financiële administratie.
• Accountgegevens: gebruikersaccount, rollen en rechten, accountactiviteit en beveiligingsinformatie.
• Dossiergegevens: juridische vragen, correspondentie, berichten, documenten, notulen, reglementen, splitsingsstukken, contracten, statusinformatie en informatie over betrokken partijen.
• Gegevens van beheerders en verwijzers: organisatie- en contactgegevens, aangebrachte VvE’s en gegevens die nodig zijn voor de administratie van een eventuele aanbrengvergoeding.
• Website- en beveiligingsgegevens: technische gegevens zoals IP-adres, browserinformatie, tijdstip van toegang, fout- en beveiligingslogs en gegevens die nodig zijn om misbruik te voorkomen.

4. Gevoelige gegevens in juridische dossiers

Een juridisch dossier kan persoonsgegevens over andere eigenaars, bewoners, bestuurders, leveranciers of andere betrokkenen bevatten. Soms kunnen daar bijzondere of anderszins gevoelige persoonsgegevens tussen zitten. CuraLex verwerkt dergelijke gegevens alleen voor zover dit noodzakelijk en rechtmatig is voor de juridische dienstverlening, de vaststelling, uitoefening of onderbouwing van rechtsvorderingen of om aan wettelijke verplichtingen te voldoen.

We vragen gebruikers om alleen gegevens en documenten aan te leveren die relevant zijn voor de zaak en om onnodige persoonsgegevens zoveel mogelijk weg te laten.

5. Waarom verwerken we persoonsgegevens?

We verwerken persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• het sluiten en uitvoeren van het CuraLex-abonnement;
• het aanmaken en beheren van accounts en toegangsrechten;
• het beoordelen en behandelen van juridische vragen en dossiers;
• het koppelen van een passende jurist of advocaat aan een zaak;
• het uitvoeren van betalingen, automatische incasso, facturatie en terugbetalingen;
• het beantwoorden van contact-, service- en websitefeedbackvragen;
• het beheren van relaties met VvE-beheerders en andere verwijzers;
• het beveiligen van de website, het portaal en de dienstverlening en het voorkomen van fraude en misbruik;
• het voldoen aan fiscale, administratieve, juridische en andere wettelijke verplichtingen;
• het vaststellen, uitoefenen of verdedigen van rechtsvorderingen.

6. Op welke grondslagen verwerken we gegevens?

Afhankelijk van de verwerking baseren we ons op één of meer van de volgende grondslagen uit de AVG:

• de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst of om op verzoek stappen te nemen vóór het sluiten daarvan;
• de verwerking is noodzakelijk om aan een wettelijke verplichting te voldoen;
• CuraLex of een derde heeft een gerechtvaardigd belang, bijvoorbeeld bij beveiliging, fraudepreventie, dossieradministratie of het kunnen voeren van verweer;
• toestemming, wanneer de wet dat specifiek vereist en wanneer die toestemming vrij kan worden gegeven en ingetrokken.

7. Betalingen via Mollie

CuraLex gebruikt Mollie voor betalingen, betaalmandaten, automatische incasso en aanverwante betaalprocessen. Mollie verwerkt daarbij persoonsgegevens die nodig zijn om de betaling uit te voeren en aan financiële en wettelijke verplichtingen te voldoen. CuraLex ontvangt en bewaart de voor onze administratie benodigde betaalstatussen en referenties, maar verwerkt niet zelf alle betaalgegevens die Mollie tijdens het betaalproces verzamelt.

8. Dossieropslag en Microsoft

Voor de opslag en verwerking van dossierdocumenten kan CuraLex gebruikmaken van Microsoft 365 en SharePoint. Documenten en dossierinformatie worden alleen toegankelijk gemaakt voor gebruikers en professionals die deze informatie voor hun werkzaamheden nodig hebben.

9. Juristen en advocaten

CuraLex kan persoonsgegevens delen met juristen, advocaten en andere juridische professionals voor zover dat noodzakelijk is voor de behandeling van een zaak. Zij zijn gehouden aan passende vertrouwelijkheid. Voor advocaten en andere zelfstandige beroepsbeoefenaren kunnen daarnaast eigen wettelijke en beroepsrechtelijke verplichtingen gelden en kunnen zij voor bepaalde verwerkingen zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.

10. Technische ondersteuning van dossiers

CuraLex kan software en technische hulpmiddelen gebruiken om documenten te ordenen, informatie te structureren en conceptwerk voor te bereiden. De uiteindelijke juridische beoordeling en verantwoordelijkheid liggen bij een jurist of advocaat. CuraLex neemt geen uitsluitend geautomatiseerde besluiten over een juridisch dossier die voor een betrokkene rechtsgevolgen hebben of hem of haar op vergelijkbare wijze aanzienlijk treffen.

11. Andere ontvangers en verwerkers

Voor de bedrijfsvoering kan CuraLex gebruikmaken van dienstverleners voor hosting, e-mail, beveiliging, back-up, websiteformulieren, betalingsverkeer en cloudopslag. Deze partijen ontvangen alleen persoonsgegevens voor zover dat nodig is voor hun taak. Waar zij als verwerker optreden, maakt CuraLex passende afspraken over beveiliging, vertrouwelijkheid en verwerking.

Persoonsgegevens kunnen daarnaast worden verstrekt aan overheidsinstanties, toezichthouders, rechtbanken, deurwaarders of andere partijen wanneer dit wettelijk verplicht is of noodzakelijk is voor een juridische procedure.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Als een dienstverlener persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerkt, zorgt CuraLex ervoor dat daarvoor een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen bestaan, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie vastgestelde standaardcontractbepalingen, voor zover de AVG dat vereist.

13. Beveiliging

CuraLex neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en andere onrechtmatige verwerking. Toegang tot accounts, dossiers en beheerfuncties wordt beperkt op basis van rollen en noodzaak.

Geen enkel digitaal systeem kan absolute veiligheid garanderen. Vermoed je misbruik van een account of een datalek, neem dan direct contact op via info@curalex.nl.

14. Hoe lang bewaren we gegevens?

CuraLex bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor zij zijn verzameld, tenzij een wettelijke bewaarplicht of een lopend juridisch belang een langere bewaartermijn vereist.

• Financiële en fiscale administratie: in beginsel 7 jaar, of langer wanneer de wet dat voorschrijft.
• Abonnements- en accountgegevens: gedurende de klantrelatie en daarna zolang dat nodig is voor administratie, bewijs, beveiliging en eventuele rechtsvorderingen.
• Juridische dossiers: gedurende de behandeling en daarna zolang bewaring redelijkerwijs nodig is gelet op de aard van de zaak, mogelijke vervolgvragen, beroepsverplichtingen en wettelijke verjarings- of bewaartermijnen.
• Contactaanvragen en beveiligingslogs: niet langer dan nodig voor beantwoording, beveiliging en eventuele opvolging.

15. Cookies en vergelijkbare technieken

CuraLex gebruikt op dit moment alleen noodzakelijke en functionele cookies en vergelijkbare technieken voor de werking en beveiliging van de website en het portaal, bijvoorbeeld voor inloggen, sessiebeheer en beveiligingsfuncties. We gebruiken geen marketing- of trackingcookies en geen analysecookies waarvoor vooraf toestemming nodig is. Daarom tonen we geen toestemmingsbanner. Als dit in de toekomst verandert, vragen we toestemming voordat zulke cookies of vergelijkbare technieken worden geplaatst.

16. Jouw privacyrechten

Als CuraLex persoonsgegevens van jou verwerkt, kun je – voor zover de AVG dat recht in jouw situatie geeft – verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking van de verwerking of overdracht van gegevens. Ook kun je in bepaalde gevallen bezwaar maken tegen een verwerking of een eerder gegeven toestemming intrekken.

Een verzoek kan worden gestuurd naar info@curalex.nl. We kunnen om aanvullende informatie vragen als dat nodig is om je identiteit vast te stellen of te bepalen op welke gegevens het verzoek betrekking heeft.

17. Klacht bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Heb je een klacht over de manier waarop CuraLex met persoonsgegevens omgaat, neem dan bij voorkeur eerst contact met ons op. Je hebt daarnaast het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

18. Wijzigingen

CuraLex kan deze privacyverklaring aanpassen als de dienstverlening, gebruikte systemen of wetgeving verandert. De actuele versie staat steeds op curalex.nl. Bij belangrijke wijzigingen informeren we betrokkenen wanneer dat redelijkerwijs nodig is.